OT iratrendezes

[Vajk Fekete]

jhidvegi wrote:
> A könyvtárakban van az ETO nevu rendszer. Sosem mélyedtem bele, de ott 
> biztosan meg lehet oldani, hogy akár új témák is bejöjjenek, vagy rugalmas 
> legyen a rendszer.
> Most hogy csinálják a könyvtárak?
>
>   
Ez belemelyedtem.
Szopnak. Mondjuk a haztartasi gepek karbantartasa az 1.2.3, a tvszereles 
az 1.2.3.4.5, a porszivoszereles meg 1.2.3.6.9. Ezutan egy tv es 
porszivoszereles konyvet csak az 1.2.3-ba tehetsz, ahol a kutya sem 
fogja keresni. Ha kuzdenek, akkor a katalogusban mind a ket helyen lesz 
cedulaja, de a polcon csak egy helyre tudod rakni. Igazibol az ETO nem 
kulcs, hanem egy kategorizalas, es hogy ne kelljen sokat irni, szamok 
vannak nem szavak. Ha a polcon ETO szam szerint van a cucc, akkor mar 
kulcs, es jon is a szivacs.

Kulcsnak kb a tetelt egyedileg azonosito jellemzot hivjuk, ami alapjan a 
tetelt meg lehet talalni.
> Meg láttam egyes cégeknél, hogy a raktárban cikkszám vagy ilyesmi alapján a 
> raktáros úgy talál a termékhez, mintha radarja lenne. Na ez is érdekelne, de 
> nem volt pofám kifaggatni.
>
>   
Vicces csavo lehetett aki kitalalta :-)
> Örülök az ötletbörzének, hasznos lehet, de igazán arra lettem volna 
> kíváncsi, hogy aki élesben gyakorolja a saját területén, és úgy érzi, hogy 
> ez nagyon bevált neki, az hogy néz ki. Hacsaknem valami igen nagy, költséges 
> rendszer, mert olyat nem vásárolnék. De biztosan van vmi alapelve.
>
>   
Nalunk a process nagyresze:

vannak lefektetve dokumentumkategoriak. Minden kategorianak ki van 
talalva hogy mit tartunk az olyan dokumentumrol nyilvan. ezek az 
attributumok. (elnezest a benazasert, nem vagyok hozzaszokva hogy a 
munkamrol magyarul kell irni/beszelni) esetleg vannak fazisok, elso 
fazis a scanneles, tovabbi fazis a konyveles, stb. Az egyes 
attributumokhoz meg van adva, hogy melyik fazisban kell kitolteni.

A dokumentumot egy hajnalka beszkenneli, fekete filccel rairja a gep 
altal kiosztott iktatoszamot. Kivalasztja a kategoriat, beirja a 
kategoriahoz tartozo attributumokat a dokumentumrol a gepbe. Innentol 
akinek a munkajahoz szuksege van ra, a gepben kereshet a beirt 
attributumok alapjan, kepernyon megnezheti, ki is nyomtathatja. Eredetit 
nagyon ritkan kell elovenni, vagy lemasoljak es azonnal visszarakjak, 
vagy tesznek a helyere papirt hogy ki vitte el.
> Ilyesmit gondolom, bizonyos helyeken oktatnak is, nemde? Nem hinném, hogy 
> egy titkárno nulláról ott tanulja meg, ahova elsore kerül.
>
>   
Inkabb ugy mondanam, hogy egy hely mukodesi modszerei reszet kepezi, 
ugyanugy mitn hogy a wc-ben egve kell-e hagyni a villanyt vagy sem.
>> Minden dokumentumkezelo/archivalo rendszer igy mukodik. Mar irtam is
>> ilyet, az elv nagyon be tud valni.
>>     
>
> Akkor Te vagy az én emberem! :-))
>
>   
Nem biztos. Az egy nem kicsi rendszer, par eve amikor utoljara lattam 
kozelrol, akkor par szaz ezer oldal volt benne, 7 orszagban osszesen 
2000 dolgozonyi ceg hasznalta bejovo szamlak, szerzodesek, megredelok, 
belso elszamolasok tarolasara.
> Amit az elozo emiledben írtál, abban hogy épül fel egy iktatószám?
>
>   
En kitartok mellette hogy a szam egy folytonos szamsor es kesz, de nehez 
a penzugyi embereken atvinni. Ha a ceg mukodese mar jol bejaratott, 
varhatoan nem valtozik nagyot, akkor ki lehet talalni a kategoriakat, es 
kategoriankent prefixelni. Datumot, meg hasonlokat semmikepp nem szabad 
belevenni, a folytonossaga biztositja hogy eszreveszed ha valami 
eltunik. De ha mar kategoriak vannak (BELEV-00001), mar vicc van ha 
valamit rossz helyre tettel. Ugye nem veheted ki, mert a szamozas 
folytonos kell legyen, mashova meg be kell tedd. Lemasolod, rairod hogy 
rontott, azt hagyod a rossz helyen, es beteszed az eredetit a helyere.
> A sima sorszámosdi nem szimpi. Néha selejtezni szeretnék, elavulnak dolgok, 
> néha meg találhatok valamit máshol (el volt sulyesztve), és beilleszteném 
> valahova.
>   
Ez a poen a szamitogepes nyilvantartasban. Nincs olyan hogy beilleszted. 
Ha most talalsz egy 5 eves szerzodest, akkor mostani iktatoszama lesz es 
kesz. A datumot az excelben akarmiben beirod 2001-re, es igy amikro 
datum szerint rendezel, egybol a helyen lesz.

A regi papir rendszerekben volt olyan, hogy iktatoszam tartomanyokat 
fenntartottak ileyn celra, pl kis volumennel minden 100-as blokk utolso 
10 elemet ki kell hagyni, de ugy a folytonossag lesz bonyolultan 
ertelmezheto.
> Ja, nem könyvelési anyagokról van szó, az a könyvelonél van, azt nekem nem 
> kell kezelnem, max amig át nem adom neki. Sot, errol már van anyagom, 
>
>   
De uzleti anyagok? Vagy datasheetek?

vajk